INTRODUCCIÓN
Considerado como un dispositivo de dirección, el control interno tiene como finalidad velar por los recursos y fondos que el Estado entrega por encargo a los diferentes niveles de gobierno, para que a través de las instituciones ejecutoras del presupuesto se cumplan las políticas nacionales en beneficio del ciudadano. Otro punto de vista conceptualiza al control interno como un conjunto de guías que posibilitan la oportuna y eficiente ejecución de las tareas designadas, alcanzando un fin (Serrano Carrión et al., 2018). Asimismo, se considera que el control interno otorga una estabilidad confiable y segura en las operaciones o actividades internas de una organización (García Bravo et al., 2021). La utilidad del control interno eficiente valida su importancia en la toma de decisiones (Vega de la Cruz y Tapia Claro, 2018).
Mendoza Zamora et al. (2018) mencionan que es un compromiso de cada colaborador planificar y realizar la supervisión de las actividades ya concluidas. Asimismo, Cedeño Zambrano y Morell González (2018) se refieren al control interno como una parte esencial de los procesos altamente efectivos, lo que lo convierte en un sistema incorporado de normas y procedimientos que permite alcanzar los objetivos establecidos por la institución. Por su parte, la Contraloría General de la República (2014) indica que la administración estatal debe estar estrechamente relacionada con el control interno, ya que depende de ello determinar si se han cumplido con las normas, reglas, efectividad, eficiencia y si se ha brindado una adecuada distribución de la asignación presupuestaria en las entidades del Estado.
García Caucha (2021) manifiesta que es sumamente importante incluir políticas de Estado que incorporen la planeación y ejecución para una educación de alto rendimiento. Si se cuenta con presupuesto asignado, se debería gestionar y brindar mantenimiento en las instituciones, al mismo tiempo que se capacita a los docentes de manera continua, para beneficio no solo de ellos sino de los alumnos. La meta principal debería ser conseguir un estatus de enseñanza adecuado en sus tres niveles. Tal como indica García Palencia (2012), el progreso no solo refiere a la compra de nuevos bienes de gran valor, sino que es imprescindible utilizar de manera efectiva un servicio técnico de mantenimiento que sea económico, eficiente y seguro.
Marrero-Hernández et al. (2019) mencionan que es importante incorporar un análisis multicriterio que sirva como apoyo para contribuir al propósito del mantenimiento, siendo un instrumento que colabore con la toma de decisiones para descubrir, medir y analizar los medios necesarios para su realización. La Directiva Nº 0002-2021-EF/50.01 (2021) indica que la determinación de la ejecución presupuestal en las partidas de bienes y servicios está dirigida a la operatividad y mantenimiento de entidades estatales. Refiere que los pliegos deben reconocer el gasto del monto mensual para cubrir las necesidades básicas como limpieza, internet, vigilancia, entre otros. Los sistemas de control interno precisan supervisión continua y evaluaciones constantes que conlleven a cumplir las metas (Pelayo Cortés et al., 2019). Es necesario impulsarlo en entidades gubernamentales porque colabora a intensificar el compromiso y monitoreo de la administración de la gestión de los medios financieros, trabajadores, medio ambiente y tecnología de referencia institucional. Actúa como un entorno reglamentario en donde las instituciones públicas y privadas le dan la importancia necesaria para que actúe como fundamento de apoyo para alcanzar sus metas y estimular las prestaciones que ofrecen a la población (Peña Villacís, 2022). Pozo Ceballos y Ferreiro Molero (2020) señalan que el control interno involucra a todos los funcionarios y colaboradores, no solo al contador y auditor. Desde la perspectiva de Rhein Schirato (2019), el control interno tiene como propósito consolidar los presupuestos participativos de la dirección en la actualidad, estimando de manera adecuada las opiniones adoptadas en la utilización de los comandos normativos convenientes y sin el dominio de la organización política que originan la determinación y/o influencia sobre la estructura administrativa.
Toctaquiza Narvaéz y Peñaloza López (2021) afirman que las entidades gubernamentales deben ser creadas con la intención de conseguir el progreso del territorio y de la sociedad, utilizando de manera eficiente los recursos, en búsqueda de optimizar las tareas propuestas para el desarrollo de los habitantes. Por lo tanto, es primordial practicar destrezas y facultades direccionales que orienten a lograr el éxito del bien común. Además, Véliz Briones et al. (2021) sostienen que el aumento de estudiantes en los centros educativos motiva al Estado a incrementar el presupuesto para cubrir las necesidades de la institución, como adecuar o instaurar otras aulas, contratar más personal docente adecuado para la enseñanza, entre otros. El uso y destino correcto del presupuesto asignado incrementa la eficacia y claridad de la dirección.
El control interno en algunas instituciones públicas es descuidado e incumplido, ya que se considera innecesario implementar y aplicar esta actividad, a pesar de los cambios generados por la política de modernización del Estado, los sistemas informáticos y la actualización de la normativa. Estas reformas implican nuevas oportunidades de servicio y nuevas responsabilidades, así como riesgos en el uso de los fondos y recursos del Estado. A pesar de todo esto, se percibe que en la práctica operativa y funcional se resta importancia al accionamiento y progreso del control interno para llevar a cabo los logros gubernamentales.
Por lo tanto, el propósito de este artículo es analizar la implementación del control interno en los gastos de mantenimiento en una institución educativa de la región Lambayeque en el 2021, identificar posibles riesgos y deficiencias, y proponer acciones para mitigarlos o evitarlos, con el objetivo de buscar de manera continua la mejora de los sistemas de control interno en la gestión de gastos de mantenimiento.
MATERIAL Y MÉTODOS
Esta investigación adoptó una perspectiva cuantitativa, tal como señalan Hernández Sampieri et al. (2014), y un enfoque descriptivo, según Hernández Sampieri y Mendoza Torres (2018), con un diseño no experimental de tipo transversal (Hernández Sampieri et al., 2014). La muestra se seleccionó de manera no probabilística por conveniencia (Hernández Sampieri y Mendoza Torres, 2018), y estuvo compuesta por veinticuatro trabajadores del área administrativa del centro educativo, incluyendo tanto mujeres como hombres, quienes tenían conocimientos relevantes sobre el tema de investigación. La recolección de datos se realizó el mes septiembre del año 2022.
Los veintinueve ítems del cuestionario fueron diseñados en una escala de Likert. Se sometió el instrumento utilizado a un análisis de fiabilidad para asegurar la consistencia de los resultados. Para tal fin, se utilizó la relación de fiabilidad alfa de Cronbach, y se obtuvo un valor de 0.84, que se considera excelente y permite asegurar la validez y efectividad de la encuesta aplicada (Tuapanta Dacto et al., 2017). En la operacionalización de las variables, se consideró el control interno como la variable independiente y los gastos de mantenimiento como la variable dependiente.
Tabla 1
Rango de Edades de la Muestra
|
Edades |
|||
|
Descripción |
30 - 40 |
41 - 60 |
Total |
|
Hombres |
6 |
8 |
14 |
|
Mujeres |
3 |
7 |
10 |
|
Total 9 15 |
24 |
||
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Tabla 1 se muestran las edades de las personas que fueron seleccionadas.
RESULTADOS
Se describen los resultados del uso del cuestionario en la institución educativa, en relación con los componentes del control interno del modelo COSO 2013, que es considerado como referencia por la Contraloría General de la República a través de la Directiva N.º 006-2019-CG/INTEG (2019). Para analizar los resultados, se sumaron los porcentajes de respuestas que indicaban "frecuentemente" y "muy frecuentemente".
Tabla 2
Resumen de la dimensión Cultura Organizacional
|
Descripción |
Cantidad |
% |
|
Nunca |
4 |
1.85 % |
|
Raramente |
17 |
7.87 % |
|
Ocasionalmente |
29 |
13.43 % |
|
Frecuentemente |
81 |
37.50 % |
|
Muy frecuentemente |
85 |
39.35 % |
|
Total |
216 |
100.00 % |
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Tabla 2 se presentan los resultados correspondientes a los ítems del 1 al 9 del cuestionario aplicado a los funcionarios y personal especializado de las áreas administrativas de presupuesto, tesorería, logística, contabilidad y administración de la institución educativa objeto de estudio. Estos resultados se ilustran en la Figura 1 para una mejor visualización.
Figura 1
Resultados de la evaluación del control interno en la gestión de gastos de mantenimiento - Ítems 1 al 9
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Figura 1 se observa que el 76.85 % de los encuestados afirmó que con frecuencia y muy frecuentemente la institución educativa cuenta con lineamientos para la práctica de valores éticos y reglas de conducta, así como una distribución orgánica apropiada, claros compromisos asignados y medios de comunicación efectivos que contribuyen a un clima organizacional favorable, generando condiciones propicias para alcanzar las metas institucionales.
Tabla 3
Resumen de la dimensión Gestión de Riesgos
|
Descripción |
Cantidad |
% |
|
Nunca |
0 |
0.00 % |
|
Raramente |
2 |
2.08 % |
|
Ocasionalmente |
21 |
21.88 % |
|
Frecuentemente |
43 |
44.79 % |
|
Muy frecuentemente |
30 |
31.25 % |
|
Total |
96 |
100.00 % |
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Tabla 3 se presentan los resultados relacionados con los ítems del 10 al 13 del cuestionario aplicado a los funcionarios y personal especializado de las áreas administrativas de presupuesto, tesorería, logística, contabilidad y administración de la institución educativa en estudio. Para una mejor visualización de los resultados, se muestran gráficamente en la Figura 2.
Figura 2
Resultados de la evaluación del control interno en la gestión de gastos de mantenimiento - Ítems 10 al 13
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Figura 2 se puede observar que el 76.04 % de los encuestados afirman que la institución educativa define las metas con transparencia frecuente o muy frecuentemente, lo que sirve para analizar la probabilidad de fraude y tomar las medidas necesarias para mitigar los riesgos en la institución.
Tabla 4
Resumen de la dimensión Supervisión
|
Descripción |
Cantidad |
% |
|
Nunca |
1 |
0.60 % |
|
Raramente |
5 |
2.98 % |
|
Ocasionalmente |
28 |
16.67 % |
|
Frecuentemente |
68 |
40.48 % |
|
Muy frecuentemente |
66 |
39.29 % |
|
Total |
168 |
100.00 % |
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Tabla 4 se presentan los resultados correspondientes a los ítems del 14 al 20 del cuestionario aplicado a los funcionarios y personal especializado de las áreas administrativas de presupuesto, tesorería, logística, contabilidad y administración de la institución educativa en estudio. Para una mejor comprensión de los datos, se presentan en forma gráfica en la Figura 3.
Figura 3
Resultados de la evaluación del control interno en la gestión de gastos de mantenimiento - Ítems 14 al 20
Nota. Elaboración propia con base en la data de la institución.
En la Figura 4 se observa que el 79.77 % de los encuestados considera que la institución educativa realiza evaluaciones frecuentes y muy frecuentes en relación al control interno. Estas evaluaciones tienen como objetivo verificar si la institución está ejecutando adecuadamente sus responsabilidades. Además, se informa a las áreas correspondientes sobre las deficiencias que puedan presentar con el fin de tomar acciones correctivas y justas que contribuyan al buen funcionamiento de la institución.
DISCUSIÓN
En términos generales, el sector público cuenta con distintas entidades que desempeñan un papel específico y ofrecen bienes, servicios u obras dirigidas a solucionar las dificultades y satisfacer las necesidades de los ciudadanos. Es importante destacar a las instituciones educativas, las cuales brindan el servicio de educación, fundamental para el desarrollo intelectual y emocional de los ciudadanos y del país. En el análisis del control interno de los gastos de mantenimiento de una institución educativa, se identifica que la dimensión de cultura organizacional cumple con un 76.85 % de los lineamientos para la práctica de valores éticos y reglas de conducta. Además, cuenta con una distribución orgánica adecuada, asigna compromisos claros y dispone de medios de comunicación efectivos, lo que genera un clima organizacional favorable y condiciones propicias para alcanzar las metas institucionales. Asimismo, se reconocen los valores éticos de los colaboradores en el desempeño de sus labores, lo que resulta fundamental para controlar sus emociones y prevenir riesgos y fraudes (Grajales-Gaviria y Castellanos-Polo, 2018). La conducta guiada por valores éticos y morales, junto con una adecuada distribución de funciones, contribuye a mitigar los riesgos (López Jara et al., 2018).
En cuanto a la dimensión de gestión de riesgos, se observa que la institución educativa tiene un cumplimiento del 76.04 % en lo que respecta a la definición transparente de intereses, lo que resulta fundamental para el análisis y consideración de la probabilidad de fraude y para tomar medidas preventivas necesarias. La gestión de riesgos es una herramienta muy útil para analizar las evidencias y obtener un conocimiento más certero de la situación de la institución, cumpliendo con las leyes y normas (García et al., 2016). Es importante tener en cuenta que ninguna organización está exenta de fraudes, por lo que se recomienda la formulación de proyectos preventivos (Salas-Ávila y Reyes-Maldonado, 2015). Asimismo, se ha señalado que el fraude es inevitable y puede presentarse en cualquier tipo de organización, tanto pública como privada, lo que genera problemas y retrasos en el avance de obras y servicios que brinda la entidad (Durán Ruiz, 2018). Por esta razón, es fundamental fortalecer y mejorar los procedimientos de manejo de riesgos para evitar que éstos afecten directa y negativamente el cumplimiento de las metas institucionales. También se destaca la importancia de promover la transparencia en las actividades públicas para prevenir actuaciones ilícitas y corruptas y mejorar la justificación de cuentas por parte del área de administración pública hacia los ciudadanos (Gonçalves de Godoi, 2019).
En la dimensión de supervisión se evidencia un cumplimiento del 79.77 % en relación con el hecho de que la institución educativa realiza evaluaciones referentes al control interno, con el fin de determinar si están ejecutando adecuadamente sus responsabilidades y de informar a las áreas correspondientes sobre cualquier deficiencia que puedan presentar, a fin de tomar medidas correctivas y justas que ayuden a mantener el buen funcionamiento de la entidad. La supervisión continua de las actividades de una institución es de gran relevancia, ya que permite el uso apropiado de los fondos públicos a través de indicadores que detecten posibles deficiencias dentro de la institución (Palma Tejada, 2017). La supervisión debe ser permanente en todas las tareas y actividades que organice la institución para asegurar su correcto funcionamiento (Díaz y Vega, 2017).
Por último, es importante señalar que la infraestructura de un centro educativo, con las condiciones adecuadas, contribuye al logro de la calidad educativa al ofrecer un entorno propicio para el desarrollo de los estudiantes (Arriaga y Gómez, 2019). Asimismo, la gestión de mantenimiento es esencial para mejorar la funcionalidad y conservación de la infraestructura (Castillo et al., 2013). Por consiguiente, del análisis documental se puede concluir que la institución está implementando un sistema de control mediante la identificación de deficiencias y peligros, y priorizando productos como el N.º 300385 de sostenimiento de operaciones de centros escolares de educación básica, donde se destinan los gastos de mantenimiento. También se identifica el riesgo de que el mantenimiento no se realice oportunamente. En cuanto a la ejecución del gasto en la partida de gasto N.º 5005943 para el sostenimiento y realización de centros escolares con educación mínima y en situaciones apropiadas para su funcionamiento de la especifica de gasto para edificios y estructuras, se asignó S/50 195.00, pero solo se ejecutó el gasto para el mantenimiento en un 48.70 %, siendo la diferencia absorbida por el tesoro público. Esto demuestra que la distribución del presupuesto asignado a la institución para el mantenimiento aún no es eficiente.
CONCLUSIONES
Después del análisis llevado a cabo en relación con las medidas de control interno, que agrupan las componentes del modelo COSO 2013 (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway), se pretende incorporar mecanismos y sistemas de control en la organización, basados en la Directiva 006/CRG emitida por la Contraloría en 2019. Se concluye que la institución educativa ha logrado un 76.85 % de cumplimiento en la dimensión de cultura organizacional, un 76.04 % en la gestión de riesgos y, por último, un 79.77 % en supervisión, lo que indica que la implementación del control interno se está llevando a cabo de manera progresiva.
Del análisis documental se concluye que, durante el año 2021, la ejecución presupuestal solo alcanzó el 48.70 % del monto asignado, lo cual evidencia deficiencias en la gestión para lograr la ejecución total del presupuesto.
Es importante mencionar que, al ser parte del sector público, la institución educativa se rige por normas y lineamientos que buscan garantizar una gestión transparente y eficiente de los fondos públicos. En este sentido, la institución ha implementado el control interno obligatorio mediante la Directiva 006/CRG emitida por la Contraloría en 2019. La implantación del control interno es una medida necesaria para prevenir actos de corrupción y asegurar el adecuado manejo de los fondos públicos. En cuanto a la evaluación del control interno en la institución educativa, se ha alcanzado un nivel intermedio de cumplimiento del 59.73 %.
CONTRIBUCIÓN DE LOS AUTORES
Rosa del Pilar Torres Ventura y Martin Marcos Omar Mego Castillo: Conceptualización, curación de datos, análisis formal, investigación, metodología, administración del proyecto, recursos, software, supervisión, validación, visualización, redacción: borrador original y redacción: revisión y edición.
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Se utilizaron recursos propios para llevar a cabo el presente estudio.
CONFLICTOS DE INTERÉS
Los autores expresan que no existen conflictos de interés.
AGRADECIMIENTOS
No aplica.
PROCESO DE REVISIÓN
Este estudio ha sido revisado por pares externos en modalidad de doble ciego.
DECLARACIÓN DE DISPONIBILIDAD DE DATOS
Los datos se encuentran alojados junto a los demás archivos de este artículo, también se pueden pedir al autor de correspondencia.
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